KPI rodikliai yra sutinkami beveik kiekviename versle, nepriklausomai nuo veiklos pobūdžio ar įmonės dydžio. Paprastai KPI rodikliai yra įvedami į veiklą, pasiekus tam tikrą įmonės brandą, išsigryninus strategiją ir veiklos kryptį, išsikėlus ilgalaikius bei trumpalaikius tikslus. Siekiant, kad veiklos efektyvumo rodikliai atneštų laukiamą naudą, reikia atsižvelgti į keletą esminių dalykų, pastaruosius diegiant įmonėje.
Tinkamo KPI rodiklių skaičiaus nustatymas
Per didelis KPI skaičius – dažniausių KPI diegimo ir valdymo klaida, kai norima matuoti ir vertinti kiekvieną veiksmą. Tačiau dažniausiai tai nėra naudinga – per didelės KPI apimtys sukelia chaosą ir blaškymąsi. Neretai net senai nustatyti KPI rodikliai ir toliau skaičiuojami/ traukiami iš sistemų, tačiau realybėje jie jau nėra aktualūs ir vertingi įmonės tikslų siekimui arba su jais aktyviai nėra dirbama.
Taigi koks KPI rodiklių skaičius optimalus? Prieš diegdami KPI rodiklius į organizacijos veiklą, įvertinkite šiuos aspektus:
KPI rodiklių ir verslo tikslų suderinamumas
KPI rodikliai yra įmonės strateginio valdymo pagalbinė priemonė. Taigi pirmiausiai KPI rodikliai turi būti suderinami su pagrindiniais verslo tikslais. Paklauskite savęs: ką jūs norite pasiekti? Ar siekiate didesnių pardavimų, klientų pasitenkinimo ar veiklos efektyvumo? Nustatytas KPI rodiklis turi tiesiogiai atspindėti šiuos tikslus.
Dėmesys į svarbiausias sritis
Dažnai kyla pagunda stebėti visus savo verslo „kampus“, tai ne visada praktiška. Susikoncentruokite į svarbiausias sritis, kurios turi didžiausią įtaką jūsų tikslams. Tai užtikrina, kad jūsų dėmesys ir ištekliai bus nukreipti ten, kur jie turės didžiausią įtaką – Lean filosofija.
Mažiau gali būti daugiau
Kalbant apie KPI, kokybė pranoksta kiekybę. Geriau sekti keletą labai svarbių rodiklių, nei paskęsti duomenų jūroje. Tikslingas požiūris leidžia atlikti gilesnę analizę ir veiksmingiau priimti sprendimus. Jei nesate tikri, ar KPI rodiklis padės jums siekti įmonės tikslų, neskubėkite jo įvesti. Pradžioje vertinkite globalius rodiklius, kai pastebėsite, jog tendencija nestabili ar per dažni neatitikimai procese, nuo esamų rodiklių stebėsenos keliaukite prie detalesnių (procesinių) rodiklių.
Skirtingi KPI rodikliai skirtingoms veikloms
Kai žiūrime sistemiškai, svarbu pasiekti bendrų įmonės tikslų ir veiklos turi būti atliekamos bendradarbiaujant. Už verslo tikslus yra atsakingi skirtingi skyriai ir žmonės. Dėl šios priežasties konkrečius KPI rodiklius reikia pritaikyti pagal kiekvienos komandos ar asmens funkcijas bei atsakomybę, pvz.: finansiniai rodikliai, darbuotojų kaitos rodiklis, efektyvumo rodikliai ir pan.
Įveskite tiek KPI rodiklių, kiek galite valdyti
Neperkraukite savęs ir komandos KPI rodiklių pertekliumi. Optimalus KPI rodiklių skaičius vienam skyriui ar komandai yra 5-7 rodikliai. Tai bus rodikliai, su kuriais yra realiai dirbama – mūsų pastangomis jiems daroma tiesioginė įtaka. Valdomas ir logiškas KPI skaičius užtikrina, kad kiekvienas gali išlikti susikaupęs ir aktyviai prisidėti prie norimų rezultatų.
KPI rodiklių stebėjimas ir pritaikymas
KPI rodiklių nustatymas yra tik pradžia. Tikroji nauda pastebima, kai aktyviai pradedate stebėti ir pritaikyti rodiklius pagal įmonės veiklą ir užsibrėžtus tikslus. Kaip teisingai stebėti ir pritaikyti KPI rodiklius?
KPI rodiklių stebėjimo ritmas
Reguliarus rodiklių stebėjimas ir tikrinimas leidžia pasiekti, kad viskas veiktų sklandžiai. Nustatykite KPI peržiūros tvarkaraštį: kasdien, kas savaitę ar kas mėnesį. Nesistenkite visų rodiklių peržiūrėti kasdien, pagal turimus duomenis objektyviai nustatykite rodiklių stebėsenos reguliarumą ir jo laikykitės.
KPI kaskadavimas
KPI kasdavimas – didelio rodiklio suskaidymas į mažesnius rodiklius per padalinius (per projektus ar procesus). Mažesni rodikliai – tai, ką kiekvienas gali padaryti, kad prisidėtų prie bendro tikslo – bendro rodiklio pasiekimo. Taigi KPI rodikliai turi būti diegiami ir nustatomi visoje organizacijoje, kiekvienas valdymo lygis, departamentas, skyrius ar komanda turėtų turėti savo KPI rodiklių rinkinį. Tai sukuria nuosavybės ir atskaitomybės jausmą visais lygmenimis.
Technologijų panaudojimas
Šiuolaikiniame skaitmeniniame amžiuje yra daugybė įrankių ir programinės įrangos, padedančių sekti ir analizuoti KPI duomenis realiuoju laiku. Pasinaudokite technologijos pranašumais, kad supaprastintumėte KPI stebėjimą ir ataskaitų teikimą. Automatizuoti įrankiai gali sutaupyti laiko ir užtikrinti duomenų rinkimo tikslumą. Be to, patikimos ataskaitų teikimo platformos gali pateikti vizualizacijų, kurios palengvina KPI duomenų interpretavimą ir veiksmus. Viena iš plačiai naudojamų duomenų analizės platformų pavyzdžių yra Power BI.
Ne tik skaičiai, bet ir tendencijos
KPI rodiklis yra skaitinė reikšmė. Atskiri skaičiai apibūdina esamą situaciją, visgi už skaičius yra svarbesnis bendras vaizdas, kurį sudaro tendencijų stebėjimas. Užuot fiksavę atskirus duomenų taškus, sutelkite dėmesį į platesnius modelius ir tendencijas, kurios atsiranda laikui bėgant. Tai leidžia geriau suprasti jūsų verslo rezultatus ir ar teisinga kryptimi dirbate.
Netinkamo KPI rodiklio atsisakymas
Kartais, nepaisant visų jūsų pastangų, nustatytas veiklos vertinimo rodiklis gali neduoti laukiamų rezultatų. Tai ženklas, kad KPI yra netinkamas ar jau neaktualus ir jį reikia koreguoti. Būkite pasirengę iš naujo nustatyti KPI rodiklį, kuris atitiktų jūsų verslo tikslus.
KPI rodiklių integravimas į organizacijos kultūrą
Siekiant ilgalaikių ir tvarių sprendimų, grįstų KPI rodiklių duomenis ir įžvalgomis, KPI turi tapti organizacijos kultūros dalimi, kai į nustatytus rodiklius žiūrime ne kaip į formalius vertinimus, bet kaip į rodiklius, padedančius siekti įmonės tikslų. Kaip sėkmingai integruoti KPI rodiklius į organizacijos kultūrą?
Rodykite pavyzdį
Lyderystė nustato toną visai organizacijai. Kai lyderiai nustato prioritetus ir aktyviai dalyvauja KPI stebėjime bei valdyme, tai siunčia galingą žinią apie jų svarbą. Paverskite KPI rodiklių stebėjimą ir aptarimą vadovų susitikimų dalimi, parodykite pavyzdį, kaip priimti duomenimis pagrįstus sprendimus.
Suteikite žinias ir priemones
Aprūpinkite savo komandas žiniomis ir įrankiais, kurių reikia norint efektyviai dirbti su KPI: stebėti juos ir jų siekti. Apmokykite, kaip teisingai interpretuoti ir naudoti KPI duomenis, suteikite prieigą prie išteklių: programų ar ataskaitų formavimo įrankių, kurie padeda darbuotojams lengvai sekti savo KPI.
Skatinkite atsakomybę ir atskaitomybę
Įgalinkite savo komandas prisiimti atsakomybę už savo KPI rodiklius. Skatinkite juos nustatyti savo tikslus, stebėti savo pažangą ir pasiūlyti tobulinimo strategijas. Šis nuosavybės jausmas skatina atskaitomybės kultūrą ir gerina individualų bei komandos darbą.
Reguliariai peržiūrėkite ir įvertinkite KPI tinkamumą
Sudarykite reguliarų susirinkimų grafiką, kad įvertintumėte KPI rodiklių naudą. Apsvarstykite ASAICHI (jap.) rytinių susirinkimų galimybę. Pasinaudokite šiais susitikimais kaip proga apmąstyti, kas veikia gerai ir kur gali prireikti koregavimo. Tokiu būdu KPI rodiklių stebėjimas išliks prioritetine organizacijos sritimi.
Ugdykite mokymosi kultūrą
Diekite nuolatinio mokymosi ir tobulėjimo kultūrą. Skatinkite komandas dalytis įžvalgomis ir geriausia praktika, susijusia su KPI. Organizuokite atviras diskusijas apie sėkmę, iššūkius ir darbo su KPI pamokas.
Pripažinkite ir švęskite pasiekimus
Sėkmės, susijusios su KPI, pripažinimas ir šventimas yra didelis motyvatorius. Pastebėkite ir skatinkite asmenis ar komandas, kurios nuolat pasiekia arba viršija savo tikslus, vykdo procesų korekcijas siekdami efektyvumo ar našumo. Tai ne tik padidina motyvaciją, bet ir sustiprina KPI svarbą kuriant verslo sėkmę.
KPI rodiklių įtaka verslo sėkmei
KPI rodikliai ir jų stebėjimas yra galingas įrankis, įgyvendinant įmonės strategiją, kai šis įrankis naudojamas teisingai ir tikslingai. Todėl labai svarbu:
Susiduriate su KPI rodiklių stebėjimo iššūkiais? Kokius rodiklius valdote ir kaip dažnai juos peržiūrėkite?Susisiekite su mumis ir aptarkime jūsų situaciją drauge.
