Kalbant apie verslo procesų tobulinimą dažniausiai girdime dvi sąvokas: našumas ir efektyvumas, t.y. tam kad verslas būtų sėkmingas, jis turi dirbti našiai bei efektyviai. Kas iš tiesų slepiasi po šiomis sąvokos ir kokią įtaką tai turi verslo sėkmei?
Kas yra Našumas?
Darbo našumas – tai atlikti veiksmus (dalykus) teisingai (angl. to do things right) ir pasiekti maksimalų rezultatą su turimais ištekliais. Tai dažnai siejama su tokiomis sąvokomis kaip greitis, produktyvumas, masto ekonomika ir sąnaudų mažinimas. Daugelis įmonių siekia našumo versle, tai vienas dažniausiai sutinkamų KPI vertinimo rodiklių gamybos sektoriuose.
Našumas gali būti matuojamas, pavyzdžiui, pagaminta produkcija per darbo valandą, vieneto kaina ir išteklių panaudojimo kiekiu ir pan.
Kas yra Efektyvumas?
Dėl besikeičiančių rinkos poreikių, apribojimų ir konkurencijos vis dažniau kalbama apie efektyvumą. Veiklos efektyvumas – tai atlikti teisingus dalykus (angl. to do the right things) ir veiklą vykdyti nuosekliai, išanalizavus esamą situaciją bei priimant teisingiausią sprendimą, kurio įgyvendinimas duotų didžiausią naudą.
Palyginkime našumo ir efektyvumo skirtumą per pardavimo funkcijos prizmę. Pardavimų vadybininkų atliekami skambučiai klientui per dieną (dėmesys į skambučių skaičių), iš kurių tam tikras procentas virs į realius pardavimus – našumas. Tuo tarpu efektyvumas – dėmesys į pardavimo eigos ir kliento poreikių analizę, kliento ieškomos vertės pristatymą, kurio rezultatas bus sėkmingas skambutis ir jo metu įvykęs sėkmingas pardavimas.
Našumas ir efektyvumas: kuris svarbiau?
Ar verta našumą lyginti ir matuoti su efektyvumu? Našumas neabejotinai buvo svarbus, siekiant patenkinti deficitinės rinkos poreikius, tačiau keičiantis ekonominei situacijai ir vartotojų poreikiams, svarstyklės vis labiau svyra į efektyvumo pusę.
Našumo siekimas yra orientuotas į trumpalaikius įmonės tikslus, efektyvumo siekimas yra nukreiptas į ilgalaikių strateginių įmonės tikslų įgyvendinimą – konkurencingumo išlaikymą ar kūrimą, tvarų verslo augimą ir t.t. Taigi kuriant atsparų, prisitaikantį ir novatorišką verslą, kuris ne tik klesti dabartinėje rinkoje, bet ir yra orientuotas į būsimą sėkmę, reikia surasti balansą tarp našumo ir efektyvumo.
Versle abu šie tikslai yra reikalingi, tačiau pasikeitė pats požiūris į tvaraus verslo supratimą – tai siejama ir vertinama per efektyvumo prizmę. Dėl šios priežasties toliau straipsnyje dėmesį skirsime būtent efektyvumui.
Efektyvumo įgyvendinimas: metodai ir įrankiai
Egzistuoja daug įvairių metodikų, kaip siekti efektyvumo. Apžvelgiame pačias populiariausias ir naudojamas visame pasaulyje metodikas bei dalijamės savo realia patirtimi ir praktika, stebima klientų įmonėse.
Procesų valdymas/ procesinis valdymas
Procesų valdymo metodas yra sistemingas ir struktūrizuotas būdas, kurį organizacijos naudoja siekdamos efektyviau valdyti savo veiklą. Šis metodas apima procesų identifikavimą, dokumentavimą, analizavimą, tobulinimą ir nuolatinį stebėjimą, siekiant užtikrinti, kad organizacijos veikla būtų kryptinga, optimali ir atitiktų iškeltus tikslus. Tai apima standartų nustatymą, veiklos eigos schemų kūrimą, galimų problemų identifikavimą bei nuolatinį proceso tobulinimą, siekiant didinti efektyvumą ir paslaugų kokybę.
Procesų valdymas/ procesinis valdymas ir šiuolaikinės informacinės sistemos, tokios kaip CRM (Customer Relationship Management) ir ERP (Enterprise Resource Planning), yra glaudžiai susiję, kadangi šie sprendimai dažnai apima veiklų procesų optimizavimą ir efektyvumo didinimą organizacijoje:
- CRM ir ERP sistemų integracija su organizacijos procesais leidžia susieti įvairias funkcijas ir uždavinius, siekiant efektyviau valdyti informacijos srautus nuo klientų iki operacijų.
- Duomenų sinchronizacija: procesų valdymo platformos gali būti susietos su CRM ir ERP sistemomis, užtikrinant, kad informacija būtų vieninga ir nuolat sinchronizuojama tarp skirtingų organizacijos skyrių.
- Operacinio efektyvumo didinimas: naujieji skaitmeniniai sprendimai, toki kaip ERP, gali optimizuoti organizacijos operacijas, susijusias su tiekimo grandinės valdymu, finansų valdymu ir kitais procesais. Procesų valdymo metodologijos gali būti panaudojamos šių sprendimų pritaikymui ir tobulinimui.
Projektų valdymas
Projektų valdymo metodas užtikrina, kad projektai organizacijoje būtų įgyvendinti efektyviai, laiku ir su optimaliais resursais. Šis metodas apima resursų tvarkymą, veiklų koordinavimą, progreso stebėjimą ir tikslų pasiekimą.
Projektų valdymo proceso pagrindinės dalys yra:
- inicijavimas,
- planavimas,
- įgyvendinimas,
- stebėjimas ir kontrolė,
- užbaigimas.
Agile projektų valdymas yra projektų valdymo metodika, kuriai būdingas lankstumas, bendradarbiavimas ir nuolatinis pasikeitimų priėmimas, siekiant greitai prisitaikyti prie kintančių kliento reikalavimų.
Pokyčių valdymas
Tai sisteminis požiūris į organizacijos tikslų, procesų ar technologijų pasikeitimą ar transformaciją. Pokyčių valdymo tikslas – įgyvendinti strategijas, skirtas pokyčiams vykdyti, pokyčiams kontroliuoti ir padėti žmonėms prisitaikyti prie pokyčių.
Inovacijų valdymas
Inovacijų valdymas yra procesas, skirtas sistemingai valdyti, skatinti ir plėtoti inovacijas organizacijoje siekiant didinti efektyvumą. Tai apima nuolatinį stebėjimą, analizavimą ir tobulinimą, kad organizacija galėtų išlikti inovatyvi ir gebėtų greitai prisitaikyti prie kintančios rinkos, technologijų ir verslo aplinkos.
LEAN metodika
LEAN metodika, kurios šaknys yra Toyota gamybos sistemoje, orientuota į vertės kūrimą klientui, pašalinant švaistymą ir optimizuojant procesus. Naudojami tokie įrankiai kaip:
- GEMBA – stebėjimas ir ėjimas į tikrąją vietą, kurioje dirba darbuotojas, norint suprasti procesus;
- KAIZEN – nuolatinio tobulėjimo strategija, neatsiejama LEAN požiūrio dalis.
Six Sigma metodas
Six Sigma yra statistiškai paremtas metodas, skirtas identifikuoti ir šalinti defektus bei nuokrypius organizacijų procesuose. Pagrindinė šio metodo idėja – pasiekti ne daugiau kaip 3-4 defektus arba nuokrypius per milijoną įmanomų galimybių. Six Sigma naudoja DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) ciklą, siekdamas sistemingai peržiūrėti ir tobulinti procesus.
Lean Sigma metodas
Tai sujungtos 2 metodologijos: Lean ir Six Sigma. Šios apjungta metodologijos diegimas leidžia organizacijoms siekti optimalaus efektyvumo, sumažinti atliekas, pašalinti defektus ir pagerinti bendrą kokybę. Lean Six Sigma taip pat skatina nuolatinį gerinimą ir tvarumą organizacijos veikloje.
Būtent ši metodologija leidžia organizacijoms vienu metu naudoti Lean principus, kad sumažintų nebūtinus veiksmus, ir Six Sigma metodus, kad sumažintų defektus ir nuokrypius, sudarydama optimalų balansą tarp efektyvumo ir kokybės.
Apribojimų teorija (TOC)
TOC metodika sutelkia dėmesį į vienintelio labiausiai ribojančio veiksnio (apribojimo) nustatymą ir šalinimą, siekiant tikslų. Sutelkdamos dėmesį į šį „butelio kakliuką“, įmonės gali žymiai pagerinti veiklos efektyvumą.
Kokybės valdymas
Kokybės valdymas tai procesas, kuriuo siekiama užtikrinti, kad organizacija būtų pajėgi nuolat teikti aukštos kokybės produktus ar paslaugas, maksimaliai efektyviai naudodama turimus išteklius. Tai apima įvairias strategijas ir veiksmus, kuriuos organizacija įgyvendina, siekdama efektyviai valdyti kokybę visoje savo veikloje.
Kokybės valdymas ir procesų valdymas yra glaudžiai susiję ir dažnai vienas kitą papildantys valdymo metodai. Šios dvi sritys dažnai veikia sinergiškai, siekdamos užtikrinti efektyvų organizacijos veikimą ir aukštą produktų ar paslaugų kokybę.
Sveikas protas ir racionalumas – pats svarbiausias įrankis
Racionalumas, kaip metodas, pabrėžia aiškų, logišką sprendimų priėmimo metodą, ieškant paprastų sprendimų labai sudėtingiems ir kompleksiniams procesams valdyti, ir ieškant bei šalinant tuos veiksmus, kurie neatneša vertės. O sveikas protas leidžia nepasiklysti metodų bei įrankių gausoje, ir nuolat ieškoti didžiausios kuriamos vertės.
Visos aukščiau išvardintos efektyvumo praktikos, metodai ar įrankiai kyla iš poreikio:
- patenkinti klientų poreikius,
- išlikti konkurencingiems,
- dirbti efektyviai, mažinant sąnaudas.
Efektyvumo praktikų įgyvendinimo rezultatas
Kiekvienas iš paminėtų įrankių naudojamas atskirai arba kartu padeda ar sutvirtina organizacijų veiklos efektyvumo pamatus. Visų praktikų apjungimas per standartizuotus procesus ir aiškius sutarimus, vadinamas procesiniu valdymu.
Efektyvi įmonė tai efektyvūs pavieniai procesai, aiški atsakomybė, kokybiška komunikacija, vienareikšmis rezultato vertinimas.
Su kokiais iššūkiais susiduriate savo versle? Kokius metodus ir įrankius naudojate didesniam veiklos efektyvumui pasiekti? Susisiekite su mumis ir aptarkime, kaip galime Jums padėti tapti efektyvesniais.
